Vergleich der Kernbereiche

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Die Gemeinden Bremgarten, Dottikon, Obersiggenthal, Oftringen, Rheinfelden und Schöftland haben Ihre Verwaltungen verglichen.

1. Auftrag Vergleich der Kernbereiche
Zum Vergleich der Kernvergleiche zählen die wichtigsten Verwaltungsabteilungen einer Gemeinde, d. h. Einwohnerkontrolle, Sicherheit (Polizei, Zivilschutz, Feuerwehr, Militär/Sektionschef) , Zweigstelle ASVA, Finanzverwaltung, Steueramt, Bauverwaltung, Sozialamt, Arbeitsamt, Zivilstandsamt, Gemeindekanzlei und Gemeinderäte.

Zwar haben die Verwaltungen von Gesetzes wegen dieselben Aufgaben, jedoch gibt es keine Bestimmungen darüber, wie diese im Detail auszuführen sind. So sind die Arbeits- und Organisationsmethoden von Ort zu Ort unterschiedlich. Gemeinden unterliegen nicht dem Wettbewerb. Die Steuerfüsse und damit die Einnahmen richten sich mehrheitlich nach der Struktur der Steuerpflichtigen und nicht nach der Effizienz der Verwaltung. Es ist somit schwierig zu sehen, wo die eigene Verwaltung steht, bzw. wie effizient die Sachgeschäfte bearbeitet werden. Der Vergleich der Kernbereiche soll diese Grundlagen schaffen und Hinweise geben, wo Veränderungen möglich und sinnvoll sind.

2. Stundenrapportierung
Sämtliche Mitarbeiter verfügten über Zugang zum Zeiterfassungssystem Projekto der Firma Zeit AG, Sursee. Vom 1. Juli 2000 bis 30. Juni 2001 wurden sämtliche Arbeitsstunden, aufgegliedert in die einzelnen Tätigkeiten, erfasst. In einem speziell zu diesem Zweck entwickelten Rapportierungskatalog waren sämtliche Aufgaben jeder Verwaltungsstelle vorgängig erfasst worden und bildeten die Grundlage für die Zeiterfassung.
 
3. Auswertung
Die erfassten Stunden sowie die zusätzlichen Daten aus dem Fragebogen haben eine zweckmässige Auswertung ermöglicht. Pro Projekt ist ersichtlich:
 der Gesamt-Aufwand jeder Gemeinde in Stunden und Franken und
 welche Person wieviele Stunden mit welchen theoretischen Kosten gearbeitet hat.
Die Kennzahl pro Nenngrösse (z.B. pro Einwohner) wird ergänzt durch die Knallstunden I (Legislative, Exekutive, Personal allgmein, Organisation allgmein, Ferien, usw.) und die Knallstunden II (Organisation, Personalführung und Kundenkontakt in der Abteilung). Die Total-Kennzahl (in Fr. und Std.) kann für den Vergleich zwischen den unterschiedlich grossen Gemeinden verwendet werden.

4. Workshops
In den Workshops wurde während eines halben Tages unter den Fachleuten jedes Bereiches (z.B. alle Gemeindeschreiber) über die Resultate diskutiert. Im Vordergrund standen die Prozesse und die Organisationen. Aber auch über Philiosophien und strategische Vorgaben wurde gesprochen. Hier einige Aussagen von Teilnehmern:

Der Workshop hat aufgezeigt, dass die Abläufe/Arbeiten in den Gemeinden/Städten sehr verschieden sein können. Auf diese Art und Weise hat man einen sehr guten Einblick in die Verwaltungstätigkeiten erhalten. Ich hoffe, dass man diese interessanten Workshops vermehrt anbieten kann.
Lorenz Küng, Finanzverwalter, Dottikon

Der konstruktive Vormittag hat mich vor allem als wertvoller Erfahrungsaustausch beeindruckt. Solch regelmässige Meetings sind zu begrüssen.
Chrstian Singer, Bauverwalter, Rheinfelden

Der Workshop als solches war sehr interessant, weil verschiedene Themen mit Berufskollegen aus verschiedenen Gegenden des Aargaus sehr intensiv diskutiert werden konnten (notabene Diskussionen, die unter Bauverwaltern regional gang und gäbe sind). Die Diskussionen drehten sich fast ausschliesslich um sachliche Fragen und weniger um Zeitfragen. Die Stundenauswertung erbrachte in der Diskussion ausnahmslos, dass sie zwischen den Gemeinden nicht oder nur mit grossen Vorbehalten vergleichbar sind; zu unterschiedlich und zeitlich zu schwankend sind die Aufgabenkreise der Bauverwaltung zu einzelnen Arbeitsbereichen (z.B. welche Arbeiten werden durch die Bauverwaltung selbst ausgeführt und welche auswärts vergeben? Politische und sachliche Vorgaben! Sachzwänge).
Thomas Brian, Bauverwalter und Peter Siegenthaler, Leiter Hochbau, Obersiggenthal

Allein schon die Gelegenheit, mit Polizeivertretern verschiedener Regionen des Kantons einen halben Tag zusammen zu kommen, um Erfahrungen auszutauschen, war wertvoll. Die Aufgabenkataloge und Organisationsformen zeigten grosse Unterschiede.
Ewald Müller, Leiter Sicherheitsdienste, Oftringen

Wir alle kochen und bereiten eine Mahlzeit zu. Das Menue variiert, aber letztlich geht es um sehr ähnliches. Der Nutzen für den Workshop lag für mich darin, andere Ideen aus der Praxis zu hören. Der Nutzen ist mit der Auswertung jedoch nur teilweise da. Die Idee erhält erst seinen wahren Nutzen, wenn weitere Themen bearbeitet und besprochen werden können. Z.B. jährlich ein Workshop.
Josef Villiger, Chef Sozialamt, Bremgarten

Den Worksphop (im kleinen Rahmen) als Instrument der gegenseitigen Hilfe, erachte ich als erstrebenswert. Bereits seit einem Jahr pflegen vier Gemeinden im Raum Baden / Surbtal den geschäftlichen Gedankenaustausch. Die Zusammenarbeit bezeichnen wir als erfolgreich. Die Aufarbeitung von Merkblättern des Kantonalen Steueramtes und von Weiterbildungskursen sind unser bevorzugtes Ziel. Auch die Problemstellungen in der Organisation sind für uns wichtige Themen. Mittelfristig  streben wir unter diesen vier Gemeinden auch einen unbürokratischen Personalaustausch aus (z.B. bei Unfall, Krankheit und personeller Fluktuation). Ich kann diese Art von Zusammenarbeit aber nur dann empfehlen, wenn alle Personenkreise am gleichen Strick ziehen.
Helmut Pedrazzi, Leiter Steuern, Obersiggenthal

Der Workshop ist für mich sehr positiv verlaufen. Bauverwaltungen im
Quervergleich ist eine schwierige Sache, das ist klar herausgekommen. Trotzdem. Es ist wichtig, verwaltungsübergreifende Kontakte zu pflegen. In Einzelfragen kann man so zu fundierten, verträglichen Lösungen finden, ohne das Rad neu erfinden zu müssen. Wären die anwesenden Gemeinden etwas ähnlicher (Einwohnerzahl, Org.Struktur BV, Aufgabenzuteilung etc.) hätten sich allenfalls noch interessantere Gespräche ergeben, weil man nicht einfach zur Kenntnis hätte nehmen müssen, dass die (betreffenden) anderen halt einfach anders organisiert sind. Zusammenfassend: Positiv.
Sandro Fischer, Bauverwalter, Dottikon

Aus dem Treffen der Gemeindeammänner kann ich folgendes Feedback geben:
Hauptpunkt aus meiner Sicht war der direkte Kontakt mit den übrigen Partnern im Projekt; die Zahlen aus dem Projekt waren eher zweitrangig.
Es ist lehrreich und informativ sich unter den Gemeindeammännern einmal nicht über politische Alltagsfragen zu unterhalten sondern über Abläufe, Prozesse und Führungsfragen. Dies ist in üblichen Treffen der Gemeindeammänner sonst kaum möglich.
Trotz oder ev. gerade wegen der sehr unterschiedlichen Zusammensetzung der Gruppe waren alternative Meinungen und Abwicklungen/Prozesse zur Sprache gekommen. Leider ist pro Gruppe d.h. Grössenklasse oder Strukturart der Gemeinden die Zahl der Vertreter mit zwei bis drei zu klein für repräsentative Vergleiche. Andererseits hat die Kleinheit der Gruppe natürlich die Diskussion gefördert.
Die ermittelten Daten erlauben nur sehr beschränkte Vergleiche und Lehren. Für mich bestand der Gewinn insbesondere in der strukturierten Zeiterfassung an sich. Der Überblick über den Zeitaufwand im Nebenamt ist ohne eine Art von Erfassung nicht möglich und eine reine Schätzung. Ich werde jedenfalls diese Zeiterfassung auch für mich weiterhin betreiben.
Die Sicherstellung der Vergleichbarkeit der Daten würde eine genauere Absprache in einem frühen Zeitpunkt erfordern. Ein erster, kurzer Workshop nach ca. Monaten Laufzeit wäre zur Vereinheitlichung der Erfassung bzw. Zuordnung sicher nützlich gewesen.
Marc Staubli, Gemeindeammann, Dottikon

Für mich war der Kontakt zu den Kollegen aus kleineren Gemeinden insofern aufschlussreich, als dass die unterschiedliche Aufgabenerledigung sichtbar wurde. Der Lernprozess, strategische Entscheide seitens der Politik und operative Entscheide seitens der Verwaltung wird aus verschiedenen Gründen ein Dauerthema bleiben. Eine Gleichschaltung dieser Abläufe dürfte nicht machbar sein, weshalb auch eine uniformierung der Strukturen und der Arbeitserledigung nicht zu erreichen sein wird. Die personellen und finanziellen Auswirkungen werde auch in Zukunft ortsgebunden von der politischen Behörde entschieden.
Hans Glaser, Leiter Stadtpolizei, Rheinfelden

Ich erlebte ein positives und konstruktives Mitmachen. Man ist bestrebt, Infos und Formulare auszutauschen. Die unterschiedlichen Gemeinde-Strukturen bilden irgendwie eine Barriere, um 1 : 1 vergleichen zu können. Deshalb: + / - mitnehmen und individuell in die Arbeit einfliessen lassen. Wunsch: Solche Treff`s institutionalisieren, themenbezogen, d.h. 1x pro Jahr.
Martin Planzer, Leiter Soziale Dienste, Oftringen

5. Zusammenfassung der Resultate
a) Gesamt-Auswertung
Die Gesamt-Auswertung, welche die aufgewendeten Stunden auf einem A4-Blatt zusammenfasst, können schlecht direkt miteinander verglichen werden, weil die Unterschiede zwischen den Gemeinden recht gross sind (siehe 5 c). Keinesfalls darf der Gemeinderat diese Zusammenfassung als Management summary auffassen.
b) Stundenauswertung
Die aufgewendeten Stunden pro Projekt zeigen einen groben Vergleich. Auch daraus dürfen auf keinen Fall voreilige Schlüsse gezogen werden. Nur die Teilnehmer der Workshops kennen die detaillierten Hintergründe der Abweichungen. Aus der Auswertung und aus der Diskussion konnten über die einzelnen Punkte viele Informationen gewonnen werden. Die Details sind wichtig und die Abteilungsleiter hatten Gelegenheit "vom Besten zu lernen". Für die Änderung von Kultur, Prozesse, Organisation oder gar Strategien sind nun die Abteilungsleiter und Ihre Vorgesetzten gefordert.
c) Unterschiede Gemeinden
Obwohl die gesetzlichen Aufgaben die gleichen sind, wird deren Erledigung ganz unterschiedlich angepackt. Dies führt teilweise zu schlecht vergleichbaren Kennzahlen.
 Verhältnis Selbständige und Unselbständige Steuerpflichtige
 Organisation Legislative (Einwohnerrat, Geschäftsprüfungskommission, usw.)
 Beschäftigungsgrad Gemeindeammann
 Outsourcing von Liegenschaftsverwaltung, Planung von Bauprojekten, usw.
 Eigene Informatikabteilung
 Organisatorische Einbettung der Elektrizitäts- und Wasserversorgung
 Bedeutung und Grösse der Ortsbürgergemeinde
 Wachsende oder bereits "fertig gebaute" Gemeinde
 Bevölkerungsstruktur (Sozialfälle, Zu- und Wegzüge, Zahlungsmoral, usw.)
 Anzahl der Lehrlinge im Verhältnis des Gesamtpersonalbestandes
 Infrastruktur der Verwaltung (Informatik