Zusammenarbeit mit der Universität St. Gallen
Die drei nächsten Benchmarking-Projekte Gebäudemanagement, Bauamt/Werkhof und Werterhalt Strassen, werden in Zusammenarbeit mit der Universität St. Gallen (ehemals HSG) durchgeführt.
Universität St. Gallen
Institut für Öffentliche Dienstleistungen
und Tourismus
Benchmarkingprojekte der
IG Benchmarking 2002
Was ist Benchmarking?
Der Begriff Benchmark ist dem Englischen entnommen und wird in seiner ursprünglichen Form als Markierung oder Referenzpunkt übersetzt. In der Betriebswirtschaftslehre wird unter Benchmarking allgemein der Ablauf eines Leistungsvergleichs verstanden. Ziel des Leistungsvergleichs ist, vom „Besten“ – dem Benchmark – zu lernen und die Erkenntnisse zur Leistungsverbesserung in der eigenen Organisationseinheit umzusetzen. Zu diesem Zweck schliessen sich Organisationenseinheiten mit gleichem oder ähnlichem Aufgabengebiet in einem Projekt zusammen.
In den öffentlichen Verwaltungen war Benchmarking bisher eine unbekannte betriebswirtschaftliche Methode. Im Zuge der zahlreichen Reformbestrebungen im öffentlichen Sektor erlangte die Methode des Benchmarking seit Mitte der 90-er Jahre auch in der Schweiz hohe Aufmerksamkeit. Das anhaltende Interesse, Benchmarking als einzelnes Instrument oder im Verbund mit anderen Instrumenten in der Praxis anzuwenden, liess den Begriff des Benchmarking mittlerweile zum festen Bestandteil eines der öffentlichen Verwaltung neu zur Verfügung stehenden Sets von Führungsinstrumenten werden.
Als Reaktion auf das sich geänderte Umfeld wurde 1996 in einigen Gemeinden des Kantons Aargau die Idee des Benchmarking aufgegriffen. 1998 konnten die ersten Projekte initiiert und erste Erfahrungen gesammelt werden Mittlerweile konnten neun Projekte abgeschlossen werden und die Anzahl der teilnehmenden Gemeinden hat sich auf über zwanzig erhöht.
Was sind die Ziele dieses Projektes?
Im vergangenen Jahr wurde von der Projektleitung IG Benchmarking eine eingehende Analyse der abgeschlossenen Projekte durchgeführt. Dabei ging es darum, die positiven und negativen Erfahrungen auszuwerten und in eine Strategie für die Durchführung zukünftiger Benchmarkingprojekte einfliessen zu lassen. Mit den vorliegenden Projekten werden unter anderem folgende strategische Zielsetzungen verfolgt (Auszug Strategiepapier):
- Die Mitarbeitenden von Anfang an in die Projekte miteinbeziehen
- Die Gemeinden bei der Analyse und Umsetzung der Resultate vermehrt unterstützen
- Ausbildungsmöglichkeiten im Bereich Benchmarking für die Mitarbeitenden der Verwaltung und die Exekutivorgane fördern
Die Projektleitung der IG Benchmarking beabsichtigt in den kommenden Jahren verschiedene weitere Projekte zu lancieren. Pro Jahr sollen gleichzeitig zwei bis Maximum vier Projekte durchgeführt werden. Für das Jahr 2002 wurden folgende Projekte bestimmt:
- Gebäudemanagement
- Bauamt/Werkhöfe
- Werterhalt Strassen
Je nach Interesse können die Gemeinden an einem oder mehreren Projekten teilnehmen.
Wie gestaltet sich der Ablauf der Projekte?
Startveranstaltung, 29. Oktober 2002
Sie findet unter dem Motto „Den gemeinsamen Nenner finden“ statt und hat folgende Inhalte:
· Einführung zum Thema Benchmarking
· Vorstellung des Benchmarkingprojektes der IG Benchmarking
· Definitive Auswahl der zu vergleichenden Leistungen und den dafür erforderlichen Indikatoren
· Definitiver Entscheid der Tagungsteilnehmer über die Teilnahme am Projekt
Datenerhebung (November 02 - November 03)
Während dieser Projektphase erheben Sie in den entsprechenden Verwaltungseinheiten die von Ihnen festgelegten Daten.
· Primär schriftliche Datenerhebung, basiert nach Möglichkeit auf bereits vorhandenen Daten
· Nach Bedarf sekundäre mündliche Datenerhebung
· Unterteilung der Datenerhebung und -auswertung in zwei Staffeln:
1. Verbesserungsprozess (aussagekräftige Daten können innerhalb von drei Monaten erhoben werden): November 02 – Mai 03, und
2. Verbesserungsprozess (um aussagekräftige Daten zu erhalten, wird ein Zeitraum von mehreren Monaten benötigt): November 02 – November 03
· Zu Ihrer Unterstützung werden wir im Januar 03 (1. Staffel der Datenerhebung) und Ende August 03 (2. Staffel der Datenerhebung) pro Projekt ein Treffen organisieren. Damit soll Ihnen die Gelegenheit geboten werden, offene Fragen oder aufgetauchte Problemstellungen mit uns diskutieren zu können.
Berichtstage (Mai 03)
Pro Projekt führen wir im Mai 03 einen Berichtstag durch. Er wird unter dem Motto „Das Interessante an Nachbars Garten finden“ abgehalten und hat folgende Zielsetzungen:
· Gemeinsame Analyse der ermittelten Benchmarkingdaten durch Gruppen- und Plenumsdiskussionen
· Individuelles Ermitteln von möglichen kurzfristigen- bzw. mittelfristigen Verbesserungsmöglichkeiten
Schlussveranstaltung (Dez. 2003)
Pro Projekt führen wir im Dezember 03 eine Schlussveranstaltung durch. Sie findet unter dem Motto „Unterschiedliche Nachbarn–unterschiedliche Methoden den Garten zu pflegen“ statt und hat folgende Inhalte:
· Gemeinsame Analyse der ermittelten Benchmarkingdaten durch Gruppen- und Plenumsdiskussionen
· Individuelles Ermitteln von möglichen kurzfristigen- bzw. mittelfristigen Verbesserungsmöglichkeiten
· Erfahrungsaustausch betreffend den bereits initiierten Verbesserungsmassnahmen
· Erkennen von Möglichkeiten der Zusammenarbeit im Benchmarking mit Nicht-Behördenorganisationen
· Zustellung eines Berichts pro Projekt an die Gemeinden
Was kostet die Teilnahme und wie stark werden wir beansprucht?
Die Aufteilung der Kosten wird durch den Auftraggeber, die IG Benchmarking vorgenommen.
Zur Abschätzung der zeitlichen Belastung der Gemeindemitarbeitenden können wir Ihnen folgende Eckwerte bekanntgeben:
· Vorbereitungsarbeiten: Bestimmen eines Projektverantwortlichen in Ihrer Gemeinde, Ausfüllen des beiliegenden Fragebogens, ev. weitere verwaltungsinterne Abklärungen. Total ca. 1 Tag
· Pro Teilprojekt Teilnahme an 3 ganztägigen Hauptveranstaltungen (Startveranstaltung, Berichtstag, Schlussveranstaltung)
· Zusatzveranstaltungen: Möglichkeit zur Teilnahme an zwei zusätzlichen ganztägigen Veranstaltungen zur Klärung von offenen Fragen
· Datenerhebung: Sie steht in Abhängigkeit zu den gewählten, zu vergleichenden Leistungen sowie den bereits vorhandenen Datenbeständen in Ihrer Gemeinde. An der Startveranstaltung werden wir Sie näher darüber informieren
· Einleiten der Verbesserungsmassnahmen: Der Gesamtaufwand ist verständlicherweise erst nach der Analyse des Leistungsvergleichs abschätzbar. Wir werden Ihnen anlässlich der Tagungen beratend zur Seite stehen um Ihnen Möglichkeiten der Umsetzung aufgrund der Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen aufzeigen zu können.
Wer sind die Teilnehmer?
Die folgenden Mitgliedsgemeinden der IG Benchmarking haben bei einer ersten Umfrage Ihre Teilnahme zugesagt:
Gebäudemanagement Aarau, Aarburg, Buchs, Dottikon, Frick, Kölliken, Küttigen, Oftringen, Schöftland, Villmergen
Bauamt/Werkhöfe Aarburg, Buchs, Oftringen, Schöftland, Strengelbach, Villmergen, Widen, Wettingen
Werterhalt Strassen Aarau, Buchs, Frick, Kölliken, Oftringen, Reinach, Strengelbach
Weitere Gemeinden können sich noch bis am 16. September 2002 anmelden.
Die Organisation der Startveranstaltung bedingt, dass pro Projekt eine Person an der Startveranstaltung teilnehmen muss. Bitte teilen Sie uns auf dem beiliegenden Formular die verantwortlichen Personen pro Projekt mit. Verantwortlich sollte jeweils der betreffende Fachspezialist der Gemeinde sein. An der Startveranstaltung wäre es aber von Vorteil, wenn auch die Exekutiv-Behörden vertreten wären.
Fragebogen?
Bitte füllen Sie den beiliegenden Fragebogen bis Ende September 2002 aus. Die Daten dienen zur Vorbereitung der Startveranstaltung.
Wer führt das Projekt durch?
· Auftraggeber: IG Benchmarking
· Gesamtprojektleitung: Jürg Felix, lic. oec. HSG, IDT-HSG
· Fachlicher Beirat: Prof. Dr. Kuno Schedler, IDT-HSG
Kontaktpersonen
Weitere Auskünfte erteilen Ihnen gerne unsere Ansprechpartner:
- Jürg Felix Tel: 071 224 25 25 e-mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Universität St. Gallen
Institut für öffentliche Dienstleistungen und Tourismus (IDT-HSG)
Varnbüelstrasse 19, CH-9000 St. Gallen
Fax +41 (71) 224-2536
- Susanne Richner Tel: 062 777 00 50 e-mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
IG Benchmarking
Sekretariat
Moosbreite 3, CH-5706 Boniswil
Fax +41 (71) 777-0079